第一章总则

第一条根据《基金会管理条例》（国务院令第400号）和《西安工业大学教育发展基金会章程》，为规范西安工业大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）的档案管理，特制定本办法。

第二条基金会各类收发文件，由基金会秘书处备案登记，随时收发，随时登记。

第三条年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归入基金会档案室。

第四条调阅存管档案资料和正在撰写中的文件，要严格办理手续。秘书长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经理事长或秘书长签字同意后方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。

第五条各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第六条各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由基金会秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。

第七条归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第八条公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交基金会秘书处归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文件材料的收集管理

第九条坚持收集、管理文件材料制度。指定专(兼)职人员，负责管理文件材料，并保持相对稳定。

第十条凡基金会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由基金会秘书处统一收集管理。

第十一条由基金会各部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动后，应将主要文件资料办理归档手续；

（二）本基金会召开会议，由基金会秘书处指定专人将会议材料、音像档案等办理归档手续。

第三章 归档范围

第十二条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十三条与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十四条基金会对外发文及与有关单位来往的文件。

第十五条基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十六条基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十七条基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十八条基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十九条基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章 平时归卷

第二十条建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。

第二十一条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十二条本办法经基金会理事会审议通过后试行，本办法的解释权、修改权属基金会理事会秘书处。